CRM für Immobilienmakler: Anfragen nachfassen mit Ablauf, Zeitpunkten und Einwilligung

Wonach gesucht wird

Quelle: SE Ranking, Deutschland, Oktober 2026 (Keyword Difficulty, KD, Skala 0 bis 100; CPC = geschätzter Klickpreis). Schätzwerte eines Keyword-Tools.

Die Suchen sind klein, der Wettbewerb liegt bei KD 24 bis 39, die geschätzten Klickpreise bei 3,13 bis 4,27 €. Wichtiger als das Programm ist der Ablauf: Wer ihn aufgeschrieben hat, kann jedes CRM daran messen.

Der Ablauf mit Zeitpunkten und Beispieltexten

Eine feste Zahl für die ideale Reaktionszeit oder die beste Zahl von Nachfassungen ist hier nicht belegt. Legen Sie eigene Zeiten fest, sagen Sie sie den Kontakten und halten Sie sich daran. Mehr zum Ablauf: Nachfassen und Reaktion und der Beitrag Leads nachfassen.

Bestätigung nach einer Bewertungsanfrage: „Guten Tag, vielen Dank für Ihre Anfrage zur Einschätzung Ihrer Immobilie in [Ort]. Wir melden uns bis [Zeitpunkt, den Sie halten können] telefonisch oder per E-Mail. Ihre Angaben nutzen wir nur, um Ihre Anfrage zu beantworten.“

Nachfassen nach dem Gespräch: „Guten Tag [Name], wie besprochen sende ich Ihnen die schriftliche Einschätzung. Ich melde mich am [Datum] noch einmal, um offene Fragen zu klären. Wenn Sie keinen weiteren Kontakt wünschen, genügt eine kurze Antwort.“

CRM-Grundlagen

• Kontakt: Name, Weg der Kontaktaufnahme, Anlass (Eigentümer, Suchender, Verwaltung)
• Quelle: Website, Profil, Anzeige, Empfehlung, Portal
• Objekt und Phase, soweit bekannt
• Nächster Schritt mit Datum und Verantwortlichem
• Einwilligungen mit Datum, Text und Kanal
• Gesprächsnotizen, nur sachliche und nötige
• Löschdatum für abgesagte Anfragen

Anfragen aus Formularen, Anzeigen und Telefonaten sollten automatisch im CRM landen. Wie das gebaut wird, zeigt CRM-Lead-Routing automatisieren. Unsere Leistung finden Sie unter CRM und Vertrieb.

Einwilligung und Pflichten

• Antwort auf eine Anfrage: Als Rechtsgrundlage kommt die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage in Betracht (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Werbung per E-Mail braucht vorab eine ausdrückliche Einwilligung, Werbeanrufe gegenüber Verbrauchern ebenfalls (§ 7 Abs. 2 UWG). Für Bestandskunden gibt es bei E-Mail unter engen Voraussetzungen eine Ausnahme (§ 7 Abs. 3 UWG).
• Sie müssen eine Einwilligung nachweisen können, und der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung (Art. 7 Abs. 1 und 3 DSGVO).
• Wer Direktwerbung betreibt, muss einem Widerspruch folgen (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO).
• Absender und kommerzieller Charakter einer Werbe-E-Mail dürfen in Kopf- und Betreffzeile nicht verschleiert werden (§ 6 Abs. 2 DDG).

Makler sind Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (§ 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG). Sie müssen die Vertragsparteien identifizieren, sobald ein ernsthaftes Interesse besteht und die Parteien hinreichend bestimmt sind (§ 11 Abs. 2 GwG), und die Angaben aufzeichnen. Die Aufbewahrung beträgt fünf Jahre, soweit keine längere gesetzliche Frist gilt, und spätestens nach zehn Jahren sind die Unterlagen zu vernichten (§ 8 Abs. 4 GwG). Legen Sie im CRM fest, wo diese Unterlagen getrennt von den Anfragedaten liegen.

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Häufige Fragen