Der Ablauf
- Anfrage kommt an: sofortige Bestätigung mit Rückmeldezeit.
- Zuständigkeit: Eine Person ist verantwortlich, mit Vertretung.
- Erste Antwort in der zugesagten Zeit, über den Kanal, den der Kontakt gewählt hat.
- Termin oder Angebot anbieten, mit klarem nächsten Schritt.
- Nach dem Angebot: festgelegter Nachfasstermin.
- Kein Abschluss: Grund festhalten und, wenn passend, später erneut kontaktieren.
Reaktionszeit
Wer als Erster antwortet, hat oft den Vorsprung. Eine feste Zahl, die für alle gilt, ist hier nicht belegt. Legen Sie intern fest, wie schnell Sie antworten, sagen Sie es dem Kontakt und halten Sie sich daran. Außerhalb der Geschäftszeiten hilft eine automatische Bestätigung mit Rückmeldezeit.
Mehr dazu in unseren Beiträgen Schnelle Reaktion auf Anfragen und Angebote nachfassen. Beide stammen aus dem Solarvertrieb, das Vorgehen gilt auch für andere Branchen.
Erinnerungen und Automatisierung
- Eingehende Anfragen automatisch im CRM anlegen und der zuständigen Person zuweisen
- Erinnerungen an Nachfasstermine, damit Kontakte nicht untergehen
- Vorlagen für typische Nachrichten, die Sie persönlich anpassen
- Automatische Nachrichten nur im Rahmen der Einwilligung
Mehr dazu: Automatisierung: CRM und Lead-Routing.
Messen
- Zeit bis zur ersten Antwort
- Anteil der Leads mit Rückmeldung innerhalb der zugesagten Zeit
- Termine und Aufträge je Reaktionszeit-Gruppe
- Häufigste Gründe für „kein Abschluss“
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich nachfassen?›
So oft, wie es zum Angebot passt, ohne zu drängen. Legen Sie die Abstände fest und halten Sie den Grund des Nachfassens im Blick.
Darf ich automatisch nachfassen?›
Nur im Rahmen der Einwilligung. Persönliche Nachrichten zu einer laufenden Anfrage sind etwas anderes als Werbung. Das ist keine Rechtsberatung.
Welcher Kanal ist der beste?›
Der, den der Kontakt gewählt hat. Fragen Sie im Formular nach dem bevorzugten Weg.
Was mache ich mit Kontakten ohne Rückmeldung?›
Nach festgelegter Zahl von Versuchen ablegen, mit Vermerk und, wenn passend, späterer Wiedervorlage.
Stand: 13. Oktober 2026
