Wonach gesucht wird
Quelle: SE Ranking, Deutschland, Oktober 2026 (Keyword Difficulty, KD, Skala 0 bis 100; CPC = geschätzter Klickpreis). Es sind Schätzwerte eines Keyword-Tools.
| Suchbegriff | Suchen pro Monat | KD | CPC |
|---|---|---|---|
| datev schnittstelle | 590 | 9 | 3,01 € |
| buchhaltung automatisieren | 260 | 8 | 5,64 € |
| rechnungen automatisieren | 70 | 18 | 9,15 € |
| ocr rechnung | 20 | 9 | 7,99 € |
| rechnungseingang automatisieren | 20 | 8 | 20,86 € |
„datev schnittstelle“ ist der größte Begriff und mit KD 9 leicht. Die kleinen Begriffe zum Rechnungseingang haben die höchsten geschätzten Klickpreise (bis 20,86 €): Wer so sucht, hat vermutlich ein konkretes Problem.
Vom Beleg zur Buchung
| Schritt | Das lässt sich automatisieren | Das bleibt bei Menschen |
|---|---|---|
| Erfassen | Anhänge aus E-Mails ablegen, Scans und Fotos einsammeln | Prüfen, ob der Beleg lesbar und vollständig ist |
| Auslesen | Daten aus der E-Rechnung übernehmen oder per Texterkennung lesen | Betrag, Datum und Steuersatz kontrollieren |
| Zuordnen | Vorschlag für Lieferant, Konto und Kostenstelle nach Regeln | Neue Lieferanten und Sonderfälle freigeben |
| Übergeben | Beleg und Daten an die Kanzlei weitergeben | Zahlung freigeben |
Eine Regel gilt für jede Automatik: Eintragungen und Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Korrekturen brauchen eine Spur, kein stilles Überschreiben.
Wie Sie den Ablauf vorher aufnehmen, zeigt die Seite Prozesse aufnehmen und digitalisieren. Wie Programme technisch verbunden werden, beschreibt die Seite n8n-Workflows entwickeln lassen.
Übergabe an Steuerberatung und DATEV
Arbeitet Ihre Kanzlei mit DATEV-Software, kommen die Datenservices von DATEV infrage. DATEV beschreibt drei, über die Programme von Partnern Daten übergeben (Stand 14. Oktober 2026):
| Datenservice | Was übertragen wird (laut DATEV) |
|---|---|
| Belegbilderservice | Digitale Belege aus Partnerprogrammen nach DATEV Unternehmen online |
| Rechnungsdatenservice 1.0 | Strukturierte Belegdaten und/oder digitale Belege |
| Buchungsdatenservice | Strukturierte Buchungsdaten und die zugehörigen digitalen Belege in die DATEV-Rechnungswesen-Programme |
Bestellt wird der Datenservice laut DATEV mit einem Assistenten, Hinweise zur Einrichtung der Schnittstelle in der Partner-Software gibt deren Anbieter. Klären Sie deshalb vorab mit Ihrer Kanzlei, welchen Weg sie nutzt, wer bestellt und ob nur Belege oder auch fertige Buchungen ankommen sollen. Wir binden Ihre vorhandene Software ein, statt eine neue vorzuschreiben.
GoBD und Aufbewahrung
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. Laut DATEV und IHK München gilt die Fassung vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Verbindlich ist der Wortlaut des Schreibens.
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse | zehn Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege, auch Rechnungen | acht Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe | sechs Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
- Eingangsbelege aus Papier, die gescannt werden, müssen bildlich mit dem Original übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 AO, IHK München, Stand Januar 2025).
- Originär digitale Unterlagen wie E-Rechnungen sind digital aufzubewahren, ein Ausdruck mit anschließendem Löschen der Datei genügt nicht (IHK München).
- Bei E-Rechnungen genügt laut DATEV und IHK in der Regel der strukturierte Teil (XML). Der PDF-Teil ist nur aufzubewahren, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält, so die Änderung vom 14. Juli 2025.
- Beschreiben Sie, was die Automatisierung tut: Nach IHK München besteht eine Verfahrensdokumentation üblicherweise aus allgemeiner Beschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und Betriebsdokumentation.
E-Rechnung
§ 14 Abs. 1 UStG unterscheidet die elektronische Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, von der sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG): Bis zum 31. Dezember 2026 darf auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format abgerechnet werden. Für 2027 gilt das weiter, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug (Stand 14. Oktober 2026). Mehr: Angebote, Rechnungen und Belege und der Beitrag Rechnungen automatisieren und E-Rechnung.
Häufige Fragen
Kann ich Belege automatisch an die Steuerberatung weiterleiten lassen?›
Ist ein PDF eine E-Rechnung?›
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?›
Darf eine Automatik Daten in Belegen ändern?›
Stand: 14. Oktober 2026
