Wonach gesucht wird
Quelle: SE Ranking, Deutschland, Oktober 2026 (Keyword Difficulty, KD, Skala 0 bis 100; CPC = geschätzter Klickpreis). Es sind Schätzwerte eines Keyword-Tools.
| Suchbegriff | Suchen pro Monat | KD | CPC |
|---|---|---|---|
| prozessmanagement | 2.900 | 85 | 1,55 € |
| prozessoptimierung | 2.400 | 59 | 2,24 € |
| papierlos büro | 480 | 7 | 1,60 € |
| prozesse digitalisieren | 390 | 8 | 3,45 € |
| prozessdokumentation | 320 | 10 | 2,41 € |
Die breiten Begriffe „prozessmanagement“ und „prozessoptimierung“ sind groß und mit KD 85 und 59 schwer. „papierlos büro“, „prozesse digitalisieren“ und „prozessdokumentation“ sind kleiner, mit KD 7 bis 10 aber leicht, und sie beschreiben eine konkrete Aufgabe.
Vorlage zur Prozessaufnahme
Nehmen Sie einen Ablauf pro Blatt auf, als Tabelle oder Formular:
| Feld | Was hineingehört | Beispiel |
|---|---|---|
| Name | Kurzer Titel des Ablaufs | Eingangsrechnung bearbeiten |
| Auslöser | Was setzt den Ablauf in Gang? | Rechnung kommt per E-Mail |
| Beteiligte | Wer macht was? | Büro erfasst, Chef gibt frei |
| Schritte | In der Reihenfolge, auch Umwege und Ausnahmen | Ausdrucken, abheften, abtippen |
| Systeme und Dokumente | Wo liegen die Daten? | Postfach, Ordner, Buchhaltungsprogramm |
| Häufigkeit und Dauer | Gezählt und gestoppt, nicht geschätzt | Durchläufe pro Woche, Minuten je Durchlauf |
| Probleme | Wartezeiten, Fehler, Rückfragen | Beleg fehlt, Betrag falsch abgetippt |
| Aufbewahrung | Welche Unterlagen entstehen, welche Frist gilt? | Rechnung, Frist nach § 147 AO |
- Einen Ablauf wählen, der oft vorkommt.
- Mit der Person durchgehen, die ihn täglich erledigt.
- Schritt für Schritt aufschreiben, auch die Umwege.
- Mehrere Durchläufe zählen und die Zeit stoppen.
- Als einfaches Ablaufdiagramm zeichnen und gemeinsam prüfen.
Die gemessenen Werte tragen Sie in den Automatisierungs-Rechner ein.
Dokumentation und Archivierung
| Unterlage | So aufbewahren | Quelle |
|---|---|---|
| Rechnung auf Papier, eingescannt | Der Scan muss bildlich mit dem Original übereinstimmen; ob das Original bleibt, klären Sie mit der Steuerberatung (Beweisgründe, etwa beim Vorsteuerabzug) | § 147 Abs. 2 AO, IHK München |
| E-Rechnung | Als strukturierte Datei und unverändert; Ausdruck und Löschen genügt nicht | IHK München, Stand Januar 2025 |
| Kontoauszug als Datei | Digital und unveränderbar | IHK München |
| Jahresabschluss | Im Original | § 147 Abs. 2 AO, IHK München |
Die Fristen von zehn, acht und sechs Jahren stehen in § 147 Abs. 3 AO, die Übersicht finden Sie auf der Seite Buchhaltung und DATEV. Unterlagen sind geordnet aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 AO): Ein sachverständiger Dritter muss sie laut IHK in angemessener Zeit prüfen können. Ein Regelwerk, das festlegt, was nach welchen Kriterien abgelegt wird und wer dafür zuständig ist, hilft dabei. Die Prozessaufnahme liefert dafür die Grundlage: Was Sie über Auslöser, Schritte und Systeme aufschreiben, beantwortet bereits die Frage, was das Verfahren tut.
Aufbewahren heißt nicht, für immer zu speichern: Personenbezogene Daten dürfen nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Legen Sie fest, was nach Ablauf der Frist gelöscht wird (Stand 14. Oktober 2026, keine Rechtsberatung).
Was sich ohne Technik verbessern lässt
- Eine Ablageregel: ein Ort je Dokumentart, gleiche Namensstruktur mit Datum, Partner und Art.
- Eine Zuständigkeit je Ablauf, mit benannter Vertretung.
- Papier am Eingang sofort entscheiden: ablegen, scannen oder weitergeben, nicht liegen lassen.
- Eine Kundenliste statt drei, damit Daten nur einmal gepflegt werden.
- Vorlagen für wiederkehrende Texte und Angebote.
- Pflichtfelder in Formularen, damit nicht nachgefragt werden muss.
- Eine feste Wochenroutine für Posteingang und Ablage statt täglichem Zufall.
Wie es weitergeht: Prozessautomatisierung für KMU zeigt die Priorisierung, die Workflow-Beispiele liefern Ideen für aufgenommene Abläufe.
Häufige Fragen
Gibt es eine Pflicht zum papierlosen Büro?›
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?›
Wie lange dauert eine Prozessaufnahme?›
Brauche ich Software für die Dokumentation?›
Stand: 14. Oktober 2026
