Wonach gesucht wird
Quelle: SE Ranking, Deutschland, Oktober 2026 (Keyword Difficulty, KD, Skala 0 bis 100; CPC = geschätzter Klickpreis).
| Suchbegriff | Suchen pro Monat | KD | CPC |
|---|---|---|---|
| rechnungen automatisieren | 70 | 18 | 9,15 € |
| geschäftsprozesse automatisieren | 140 | 10 | 7,39 € |
Das Volumen ist klein, der geschätzte Klickpreis hoch (9,15 €). Software-Anbieter zahlen viel für diese Anfragen.
Was sich automatisieren lässt
| Ablauf | Automatisierung |
|---|---|
| Angebot | Aus Anfrage oder Aufmaß ein Angebotsentwurf nach Vorlage, zur Prüfung vor dem Versand |
| Auftragsbestätigung | Aus angenommenem Angebot erzeugen und versenden |
| Rechnung | Aus abgeschlossenem Auftrag erstellen, Zahlungsziel setzen |
| Zahlungserinnerung | Nach festgelegten Fristen freundlich erinnern, danach Mahnstufe durch Menschen |
| Belege | Eingangsrechnungen erfassen, zuordnen und an die Buchhaltung übergeben |
Bei Jens Neumann Elektrotechnik ersetzt ein digitales Anfrageformular mit Auftragsmanagement manuelle Excel-Listen. Laut Referenz wurden 18 Stunden pro Woche gespart und die Fehlerquote um 80 % gesenkt (Referenz).
E-Rechnung im B2B: Stand der Fristen
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: 2025 und 2026 sind auch Papierrechnungen oder andere Formate nach Absprache zulässig. 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro weiter Papier nutzen. Ab 2028 gilt die E-Rechnung ohne Ausnahme.
- Eine E-Rechnung entspricht dem europäischen Standard EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Quelle: IHK-Informationen und BMF-Schreiben, Stand der Quellenprüfung 13. Oktober 2026. Das ist keine Steuer- oder Rechtsberatung, klären Sie Ihre Situation mit Ihrer Steuerberatung.
Datenschutz und Kontrolle
- Automatisch erzeugte Angebote und Rechnungen vor dem Versand stichprobenartig prüfen, besonders am Anfang
- Zugriff auf Belege und Kundendaten begrenzen
- Aufbewahrungsfristen beachten, in Absprache mit der Steuerberatung
- Mit Software-Anbietern Auftragsverarbeitung regeln
Häufige Fragen
Kann ein Angebot vollautomatisch verschickt werden?›
Technisch ja. Sinnvoll ist bei Angeboten eine Prüfung durch einen Menschen vor dem Versand, mindestens zu Beginn.
Muss ich schon E-Rechnungen ausstellen?›
Das hängt vom Jahr und Ihrem Vorjahresumsatz ab. Empfangen müssen Sie sie seit 2025. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Wie viel Zeit spart die Automatisierung?›
Das hängt von Ihren Abläufen ab. Rechnen Sie mit dem Rechner und messen Sie vorher und nachher.
Welche Buchhaltungssoftware passt?›
Das hängt von Ihrer Steuerberatung und Ihrem Betrieb ab. Wir binden vorhandene Software ein.
Stand: 13. Oktober 2026
