Wonach gesucht wird
Quelle: SE Ranking, Deutschland, Oktober 2026 (Keyword Difficulty, KD, Skala 0 bis 100; CPC = geschätzter Klickpreis). Es sind Schätzwerte eines Keyword-Tools.
| Suchbegriff | Suchen pro Monat | KD | CPC |
|---|---|---|---|
| bewerbermanagement | 590 | 23 | 6,83 € |
| bewerbermanagement software | 390 | 33 | 14,46 € |
| recruiting software | 390 | 23 | 13,69 € |
| bewerbermanagementsystem | 320 | 23 | 14,31 € |
| ats software | 170 | 19 | 7,85 € |
| applicant tracking system | 170 | 9 | 8,22 € |
Die Begriffe sind mittelgroß und mit KD 9 bis 33 leicht bis mittelschwer. Die geschätzten Klickpreise liegen zwischen 6,83 € und 14,46 €: Anbieter zahlen viel für diese Suchen. Entscheiden Sie nach Ihren Anforderungen, nicht nach dem Rang einer Anzeige.
Brauchen Sie überhaupt Software?
| Situation | Reicht oft | Software sinnvoll |
|---|---|---|
| Wenige Bewerbungen im Jahr, eine Person entscheidet | Gesondertes Postfach, Übersicht mit Datum für die Löschung | Eher nicht |
| Mehrere offene Stellen, mehrere Beteiligte | Wird unübersichtlich | Ja, mit Rollen und Rechten |
| Karriereseite, Absagen, Erinnerungen, Auswertung | Von Hand aufwendig und fehleranfällig | Ja, wenn Datenschutz und Kosten passen |
Ein Zwischenweg ist ein gesondertes Postfach mit festen Regeln: Eingang, Antwort in der Frist, Ablage nach Stufen und ein Löschdatum je Bewerbung in einer Tabelle. Das genügt, solange wenige Personen mitlesen und die Zahl der Bewerbungen überschaubar bleibt.
Anforderungen
| Anforderung | Prüffrage |
|---|---|
| Bewerbungseingang | Formular, E-Mail und gegebenenfalls Nachricht, ohne Konto für Bewerber? Lassen sich Kandidaten aus Active Sourcing erfassen? |
| Stellenveröffentlichung | Eigene Karriereseite, Börsen, strukturierte Daten für Google? |
| Zusammenarbeit | Rollen und Rechte: Wer darf was sehen? |
| Kommunikation | Vorlagen, automatische Bestätigung, Absage mit Hinweis auf Speicherdauer? |
| Auswertung | Quelle und Stufe bis zur Einstellung, damit Kosten pro Einstellung berechenbar sind? |
| Export und Kündigung | Daten mitnehmen und löschen lassen? |
| Bedienung | Mobil nutzbar für Bewerber und Team, Sprache Deutsch? |
Datenschutz und Recht
- Auftragsverarbeitung: Verarbeitet der Anbieter Bewerberdaten in Ihrem Auftrag, braucht es nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO einen Vertrag mit Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten und betroffenen Personen. Der Anbieter verarbeitet nur auf Ihre dokumentierte Weisung und löscht oder gibt Daten nach Abschluss zurück, nach Ihrer Wahl. Weitere Auftragsverarbeiter sind an Bedingungen gebunden.
- Sicherheit: Verschlüsselung ist eine mögliche Maßnahme nach Art. 32 DSGVO. Fragen Sie, wo die Daten liegen und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind.
- Löschung: Das System sollte Fristen abbilden. Die Aufsicht Niedersachsen hält ein Löschkonzept regelmäßig für notwendig und verlangt, Bewerbern die Speicherdauer mitzuteilen (FAQ, Stand Juli 2026). Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht fragt in seinem Prüfbogen nach Cloud-Anwendungen in der Personalverwaltung.
- Automatische Entscheidungen: Art. 22 DSGVO regelt Entscheidungen, die ausschließlich automatisiert getroffen werden. Wo Ausnahmen gelten, müssen Betroffene mindestens das Eingreifen einer Person verlangen können (Abs. 3). Lassen Sie Absagen von Menschen prüfen.
- KI-Funktionen: Systeme, die Bewerbungen analysieren und filtern oder Kandidaten bewerten, führt Anhang III Nr. 4 Buchst. a der KI-Verordnung als Hochrisiko-Einsatz auf. Nach der Seite der EU-Kommission (Stand 3. August 2026) gelten die Regeln für diese Anhang-III-Systeme ab 2. Dezember 2027.
Das ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung prüfen. Quellen: DSGVO Art. 22, 28, 32, LfD Niedersachsen, BayLDA, AI Act Service Desk und Seite „AI Act“ der EU-Kommission, abgerufen am 13. Oktober 2026. Mehr zu Verträgen: Datenschutz und AV-Verträge.
Kosten verstehen
| Kostenart | Frage an den Anbieter |
|---|---|
| Grundgebühr | Je Monat oder Jahr, mit welcher Mindestlaufzeit? |
| Nutzer, Stellen, Bewerbungen | Wonach wird abgerechnet, und was passiert bei Spitzen? |
| Einrichtung | Einmalig, und was ist enthalten: Karriereseite, Vorlagen, Schulung? |
| Veröffentlichung auf Börsen | Getrennte Kosten der Börse? Bei kostenpflichtigen Partnern vereinbaren Sie die Kosten direkt mit ihnen, so beschreibt es die Jobbörse der Bundesagentur. |
| Support und Datenexport | Inklusive, oder gegen Aufpreis? |
| Ihre Zeit | Wie viel Pflege braucht das System im Betrieb? |
Rechnen Sie die Gesamtkosten auf die Einstellung um, siehe Recruiting-Kosten-Rechner, und verbinden Sie System und Seite, siehe Karriereseite.
Machen Sie vor der Unterschrift einen Probelauf mit einer echten Stelle: Bewerbung über Ihr Formular einreichen, Bestätigung prüfen, Absage versenden, Löschung auslösen und einen Datenexport anfordern. Wer das vorher testet, erfährt, wie das System im Alltag arbeitet. Fragen Sie außerdem nach Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und danach, was mit Ihren Daten bei Vertragsende geschieht.
Häufige Fragen
Gibt es kostenlose Bewerbermanagement-Software?›
Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?›
Darf Software Bewerber automatisch aussortieren?›
Kann ich die Software mit meiner Karriereseite verbinden?›
Stand: 13. Oktober 2026
