Was sich automatisieren lässt
| Aufgabe | Auslöser | Was passiert |
|---|---|---|
| Eingangsbestätigung | Neue Anfrage | Automatische Antwort mit Dank, nächstem Schritt und Rückrufzeit |
| Infotermin buchen | Interesse an einer Maßnahme | Link zur Terminbuchung, Bestätigung, Erinnerung vor dem Termin |
| Unterlagenliste | Beratungstermin vereinbart | Mail mit Hinweis, was zum Gespräch mitzubringen ist |
| Nachfassen | Beratung ohne Anmeldung | Erinnerung an Mitarbeiter und freundliche Nachricht an Interessenten |
| Kursstart-Erinnerung | Anmeldung eingegangen | Erinnerung mit Ort, Zeit und Ansprechpartner |
| Bewertungsbitte | Maßnahme abgeschlossen | Kurzlink zur Bewertung, siehe Bewertungen |
| Anfragen an Berater oder Zertifizierer | Neue Anfrage | Eingangsbestätigung, Vorfragen, Terminlink für das Erstgespräch |
| Bewerbung von Dozenten | Neue Bewerbung | Eingangsbestätigung, Terminvorschlag, Erinnerung |
Infoveranstaltungen und Kursstarts
Infoveranstaltungen sind für viele Träger der wichtigste Schritt zwischen Interesse und Anmeldung. Eine Automatisierung kann Termine anbieten, Plätze zählen, Teilnehmer erinnern und Nachfragen am Tag danach senden. Für Kursstarts gilt Ähnliches: Eine Reihe kurzer Nachrichten vor Beginn senkt die Zahl der Nichterscheinenden, ohne dass jemand telefonieren muss.
Grenzen: was nicht automatisiert werden sollte
Auskünfte zu Bildungsgutschein und Förderung gibt die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter. Automatische Nachrichten dürfen nichts zusichern, was diese Stellen entscheiden. Eignung, Aufnahme und individuelle Beratung bleiben bei Menschen.
- Entscheidungen über Aufnahme und Eignung
- Zusagen zu Förderung oder Zulassung
- Beratung in persönlichen oder schwierigen Situationen
- Auskünfte zu einzelnen Teilnehmenden
Datenschutz und Technik
- Angaben zu Arbeitslosigkeit, Förderung und Beschäftigung sind sensibel: nur erfassen, was nötig ist
- Auftragsverarbeitung mit den eingesetzten Anbietern vertraglich regeln
- Zugriffe begrenzen und Löschfristen festlegen
- Einwilligungen dokumentieren
Das ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie den Ablauf fachkundig prüfen.
Womit es gebaut wird
Typisch sind Werkzeuge wie n8n oder Make, ein CRM, ein Terminbuchungswerkzeug und ein Messenger. Mehr dazu: KI-Automationen, CRM und Vertrieb und der Beitrag n8n oder Make.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür ein CRM?›
Was kostet eine Automatisierung?›
Ist das mit der DSGVO vereinbar?›
Ersetzt das die Beratung?›
Stand: 12. Oktober 2026
