Wonach gesucht wird
Quelle: SE Ranking, Deutschland, Oktober 2026 (Keyword Difficulty, KD, Skala 0 bis 100; CPC = geschätzter Klickpreis). Es sind Schätzwerte eines Keyword-Tools.
| Suchbegriff | Suchen pro Monat | KD | CPC |
|---|---|---|---|
| ki meeting protokoll | 110 | 8 | 1,65 € |
Die Nachfrage ist klein, der Begriff mit KD 8 leicht, der geschätzte Klickpreis mit 1,65 € niedrig. Wer so sucht, fragt vermutlich nach einem Werkzeug und weniger nach einem Dienstleister.
Einwilligung und Information
§ 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB bestraft mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt (Stand 14. Oktober 2026). Ob ein Termin als nichtöffentlich gilt, klären Sie im Einzelfall; ein Gespräch im geschlossenen Teilnehmerkreis spricht dafür. Klären Sie vor jeder Aufnahme:
| Wer | Was zu klären ist |
|---|---|
| Teilnehmende aus Ihrem Betrieb | Information vorab, Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO), Widerspruchsweg; eine Einwilligung muss so einfach widerrufbar sein wie erteilt (Art. 7 Abs. 3) |
| Externe Teilnehmende | Hinweis zu Beginn und Zustimmung, bevor die Aufnahme startet; wer nicht zustimmt, wird nicht aufgenommen |
| Betriebsrat | Bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, hat er mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); ob das Ihr Werkzeug betrifft, klären Sie vorab |
| Datenschutzbeauftragte | Informationstexte, Löschfristen, Auftragsverarbeitung |
Bei Gesprächen über Personal, Gesundheit oder Streitigkeiten nehmen Sie nicht auf. Das ist keine Rechtsberatung; zum Datenschutz im Ganzen: KI und Datenschutz im Unternehmen.
Speicherort, Auftragsverarbeitung und Löschung
- Audio, Transkript und Protokoll sind drei Datenbestände. Legen Sie für jeden Speicherort, Zugriff und Löschfrist fest; das Audio muss nach dem Protokoll nicht bleiben. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange identifizierbar gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO).
- Läuft die Erkennung bei einem Dienstleister, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO; weitere Auftragsverarbeiter nur mit Ihrer vorherigen schriftlichen Genehmigung (Abs. 2). Fragen Sie nach der Liste.
- Übermittlungen in Drittländer sind nur zulässig, wenn die Bedingungen des Kapitels V der DSGVO eingehalten sind (Art. 44).
- Zugriff auf Protokolle nur für Teilnehmende und benannte Personen.
Die Bausteine beschreibt die Seite Automatisierung und Datenschutz.
Freigabe und Aufgaben übertragen
- Aufnahme nur nach Information und Zustimmung.
- Transkript und Protokollentwurf werden erzeugt.
- Eine benannte Person prüft den Entwurf gegen das Transkript und gibt ihn frei.
- Versand an die Teilnehmenden, mit Hinweis, wie Fehler gemeldet werden.
- Freigegebene Aufgaben wandern in Ihr Aufgaben- oder CRM-Werkzeug, mit verantwortlicher Person und Termin.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Datum, Thema, Teilnehmende |
| Beschlüsse | Was wurde entschieden, mit Zeitmarke im Transkript |
| Aufgaben | Wer, was, bis wann, nur wenn im Gespräch ausdrücklich zugesagt |
| Offene Fragen | Was blieb unklar, wer klärt es |
| Unsicher | Stellen, bei denen die KI nicht sicher war, zur Prüfung markiert |
Die Dokumentation von Anthropic empfiehlt, Aussagen an wörtliche Zitate aus dem Ausgangstext zu binden und Aussagen ohne Beleg zu streichen (Stand 14. Oktober 2026). Für Protokolle heißt das: jede Aufgabe mit Zeitmarke. Zur Übertragung in Ihre Werkzeuge: Workflow-Beispiele. Auswertungen über viele Protokolle: KI-Reporting und Dashboards.
Grenzen bei Fachbegriffen
Laut der Dokumentation von OpenAI lässt sich die Erkennung von Namen, Abkürzungen und Fachwörtern mit einem Hinweistext verbessern; Stichwörter sind Hinweise, keine Vorgabe, und die Genauigkeit schwankt je Sprache. Google beschreibt für seinen Dienst eine Anpassung, mit der bestimmte Begriffe häufiger erkannt werden (beide Stand 14. Oktober 2026).
- Ein Glossar mit Eigennamen, Abkürzungen, Orts- und Produktnamen anlegen.
- Ein Probeprotokoll mit einem echten Termin schreiben und von den Teilnehmenden gegen die Aufnahme prüfen lassen.
- Auswerten, welche Begriffe falsch waren, und das Glossar ergänzen.
- Zahlen, Beträge, Termine und Namen immer von Hand gegenprüfen.
Aus dem Bereich Protokolle liegt uns keine veröffentlichte Referenz vor.
Häufige Fragen
Darf ich Videokonferenzen aufzeichnen lassen?›
Muss jeder Teilnehmende zustimmen?›
Reicht ein Transkript ohne Audio?›
Wie genau ist ein KI-Protokoll?›
Stand: 14. Oktober 2026
